Организиране на доклади – Как да организираме хапчето за хартия

безхартиен

Вероятно сте чували, че с помощта на технологиите можете да се отървете от веднъж завинаги. Вярно е! Имате нужда само от няколко неща: скенер, компютър и начин за безопасно създаване на резервни копия на всичките ви файлове. Ако искате да отидете без хартия, ето какво трябва да направите:


изображение

1. Изберете скенер. Изберете модел с автоматично подаване на хартия, така че не е нужно да въвеждате ръчно всяка страница – автоматично ще сканира цяла купчина страници в компютърни файлове (които можете по-късно да наименувате) по-бързо, отколкото можете да заредите съдомиялната машина. Харесва ни Fujitsu ScanSnap S1300, който сканира 10 страници наведнъж (от двете страни!) И автоматично завърта изображенията, ако са наклонени или обърнати надолу. Още по-добре? Той разпознава думи на английски език на всяка хартия, за да можете лесно да търсите по-късно съответните файлове. Например: След като сканирате в рецептата на леля си, можете да я потърсите, като въведете съставките като “тиквички, домати” и файлът ще се появи. Fujitsu ScanSnap S1300, $ 254.99; Amazon.com.


изображение

2. Сканирайте вашите неща. Веднъж месечно сканирайте всички входящи страници, които искате да запазите, като например сметки и важни разписки. Създавайте папки с имена и ги наименувайте, както и индивидуалните файлове, по същия начин, по който организирате кабинета за подаване на документи, казва Аманда Госие Дес Баррес, ежедневен мениджър на пари във Вашингтон. Това е много по-малко объркано и тромаво, отколкото хартиените системи, и когато сте готови, има нулеви документи за куплиране или подаване. Снимка: Thinkstock


изображение

3. Имате резервен план. Технологията винаги е фини, така че трябва да запазите копие на вашите важни файлове някъде извън дома си – по този начин, ако компютърът ви умре, лесно можете да получите достъп до вашите файлове. CrashPlan.com прави точно това: Всеки път, когато компютърът ви е свързан с интернет, всички ваши компютърни файлове се съхраняват безопасно и автоматично на сървърите му. Можете също така да архивирате данните си на компютрите на приятели и семейства в мрежата (и файловете са шифровани, за поверителността ви). На $ 5 на месец, за да архивирате неограничен брой файлове, не можете да победите цената.


Сега, след като сте се ангажирали с организиране на хартия, ето някои лесни и високотехнологични начини за надграждане на старите ви обичаи:

Взимате бележки за всичко и имате купчини малки бележници.

изображение

Опитвам: Livescribe. Тази система използва Echo Smartpen, което ви позволява да записвате бележки както обикновено, но с добавянето на възможност за записване на аудио. След като приключите със записването на бележки върху специалната хартия на Livescribe, включете писалката в компютъра си и ще създадете цифров файл с вашите ръкописни бележки и аудио запис, ако изберете. Smartpens започват от $ 99 (и включват безплатно изтегляне на Livescribe).


Записвате разписки за данъци или възстановяване на суми.

изображение

Опитвам:NeatReceipts. Мини-скенерът ($ 179.99 на Amazon.com) сканира и автоматично “чете” сумата и продавача. Последиците от разписки, които обикновено отнемат час, за да въведете ръчно в електронна таблица, могат да бъдат сканирани само за 5 минути. Genius! Но ако го направите сами, изглеждате като прекалено голяма каша, опитайте с услуга за поща като Shoeboxed.com, която ще сканира до 50 постъпления на месец за 9,95 долара. Регистрирайте се за даден акаунт, а след това просто ги поставете в плик, изпратете ги до фирмата и ще ги съхранявате в защитен онлайн акаунт, от който имате достъп и изтегляте документите си в различни формати.


Имате пълни медицински тестове, информация и отчети за вашето семейство.

изображение

Опитвам: HealthVault. Този безплатен отряд на Microsoft съхранява следи от лекарства, процедури, резултати от тестове и застраховка на едно място. Най-хубавата част е, че Microsoft работи съвместно с производителите на ежедневно кръвно налягане, ЕКГ и кръвна захар, за да можете удобно да проследявате измерванията си. Google.com/Health предлага подобна услуга – просто задайте потребителско име и парола; Потребителите на Gmail могат да използват своя Gmail профил.


Имате чекмеджета, пълни с ръководства за инструкции за всичко – уреди, компютри, играчки, вие го наречете.

изображение

Опитвам: Електронни файлове за изтегляне вместо печатни ръководства. Компаниите са осъзнали, че могат да спестят пари за повиквания за обслужване на клиенти, като направят своите ръководства за инструкции лесно достъпни за свободно изтегляне на уебсайта си. Разхвърлете старите си ръководства и когато се нуждаете, просто напишете името на елемента в Google и изтеглете копие от ръководството на компютъра си. Има само две изключения: дръжте ръчния си автомобил във вашето жабка в случай на повреда и, ако даден артикул е на повече от 10 години, запазете оригиналното ръководство. Снимка: Thinkstock


Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

98 − 95 =

map