电子邮件礼仪规则 – 电子邮件礼仪提示

电子邮件 etiquette rules

联合检查组

承诺一个主要的电子邮件失礼比你想象的要容易得多。一分钟你将一封看似无辜的电子邮件转发给朋友和家人,但却发现你在下一次无意中冒犯了一半的联系人列表。我们中的许多人都认为网络空间是一个休闲的舞台,任何事情都可以说是为了笑而已。然而,随着电子邮件成为一种越来越流行的通信形式,明智地选择你的话并且意识到你发送给他们的人是很重要的。因此,在你发出仓促的消息之前,请确保避免这八个常见的电子邮件错误.

1.不要滥用全部回复
“回复所有就像盐 – 它应该只在需要时使用,并且要谨慎,”礼仪专家Jodi Smith说。只有在地址列表中的每个人都需要您的回复时才使用全部回复。大多数情况下,仅回复向您发送电子邮件的人就足够了。当然,每个电子邮件程序都以不同的方式显示内容,因此有时您甚至不会 实现 你回答了所有问题,直到你的隔间邻居轻轻地通知你,整个公司刚收到你关于新假期批准政策的讽刺回应。在回复电子邮件时,最好花一点时间确认它只会转到您的预期收件人.

2.小​​心密送
“密件抄送:”选项允许您在电子邮件中“盲目复制”某人,而其他任何收件人都不知道。它在某些情况下很有用,例如当您向大型邮件列表发送邮件并希望将人们的电子邮件地址保密时,或者当您从组中请求信息并希望确保回复仅发送给您时。但是Bcc’ing也可以适得其反。假设您通过电子邮件发送来自PTA和Bcc的那个狡猾的女人你最好的朋友,这样她就可以偷看;如果最好的朋友点击全部回复,PTA女士会得到她的答复,你就会被打败。最好的Bcc经验法则:绝不要因偷偷摸摸的原因使用它!

3.避免随意诅咒
只要你给朋友或亲密的同事发电子邮件,对于%* @ * this或{content} amp; @#就可以了吗?错误。史密斯解释说:“你可能认为你正在向与你亲近的人发泄,但如果收件人转发了这封电子邮件,你就不再能控制你说的话了。”而且你知道如何再次转发事物。 “电子邮件是一个永久性的文件,可以随时检索和使用,”礼仪顾问杰奎琳惠特莫尔警告说。对于那些不熟悉你的幽默感的人来说,诅咒可以让你看起来无知或非常沮丧,所以下次想要通过电子邮件放松一点时请记住这一点.

4.不要懒惰语法
这是一个滑坡:首先,你停止大写句子的第一个字母。然后你停止形成完整的句子。接下来你知道的事情,甚至退缩以修复一个明显的拼写错误感觉太费劲了 – 不要介意仔细检查你的语法用法。即使你老板的电子邮件缺乏语法正确性,也很容易放松你的标准。但是,保持你的语法高度可以让你在一个好的方面脱颖而出。史密斯说:“在这种经济形势下,你需要尽可能优雅和专业。” “特别是在商业领域,你的能力是通过可观察的行为来判断的。不好的语法,标点符号和拼写可能表示无能。”

5.总是回应
在繁忙的工作日翻阅收件箱中的内容后,很容易忘记回圈并回复邮件。花时间回答你的问题(甚至只是说你收到了电子邮件),你会避免那种不断的,唠叨的感觉,你已经忘记了什么。一般来说,目的是在24小时内回复电子邮件。但是,“你不必回复每封电子邮件,”惠特莫尔说。 “例如,如果有人在电子邮件中感谢你,你就不必给他们发电子邮件说谢谢谢谢你。用你最好的判断。”

6.注意大写矫枉过正
在电子邮件的土地上,用大写字母书写意味着你在SOMONE。除非那是你想要的,否则最好不要点击大写锁定按钮。惠特莫尔建议说:“要强调一个词,请在其周围放置*星号*。”.

7.警惕附件过载
你发送给你最好的朋友的你的新小狗的11张照片看起来并不可爱,因为它们导致她的电子邮件需要11分钟来装载或完全崩溃她的电脑。 “在发送大型附件之前总是要求许可,”Whitmore建议道。如有疑问,请以PDF格式保存文档,这有助于防止下载问题.

8.没有不必要的可爱性
如果你喜欢使用表情符号(表情符号,“惊讶的”脸)和首字母缩写词(LOL,BTW,TTYL),至少可以将它们从你的专业信件中删除。他们可能会让人分心,混淆或更糟,让你看起来更像是一个高中生,而不是一个值得信赖的同事。您应该在所有商业电子邮件中包括一件事:签名,提供您的全名,职位,工作地址和电话号码.

Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

4 + 6 =

map