Правила за етикетите по имейл – съвети за имейла

електронна поща etiquette rules

JIU

Приемането на основен факс е много по-лесно, отколкото си мислите. Една минута препращате привидно невинен имейл към приятели и семейство, само за да разберете, че несъзнателно сте оскърбили половината от вашия списък с контакти. Мнозина от нас мислят за киберпространството като случайна арена, където може да се каже и направи нещо за смях. Въпреки това, тъй като електронната поща става все по-популярна форма на комуникация, важно е да избирате думите си мъдро – и да сте наясно с кого ги изпращате. Така че, преди да отхвърлите прибързаното съобщение, уверете се, че избягвате тези осем прекалено често срещани грешки в електронната поща.

1. Не злоупотребявайте с отговора на всички
“Отговорът на всичко е като сол – той трябва да се използва само когато е необходимо и с повишено внимание,” казва експерт по етикетите Джоди Смит. Използвайте само отговор, когато всички в списъка с адреси изискват отговора ви. През повечето време е достатъчно само да отговорите на човека, който ви е изпратил. Разбира се, всяка програма за електронна поща показва неща по различен начин, така че понякога дори не осъзнавам Вие отговорихте всичко, докато съседът на вашия кабинет внимателно ви информира, че цялата компания току-що е получила отговорите ви за новата политика за одобрение на ваканции. Когато отговаряте на имейл, винаги е добра идея да отделите малко време и да потвърдите, че това е насочено само към желания от вас получател.

2. Бъдете внимателни с Bcc
В “Bcc:” опцията ви позволява да “слепите carbon копие” някой в ​​имейл, без да знаят другите получатели. Това е полезно в определени случаи, например когато изпращате съобщение до голям пощенски списък и искате да запазите имейл адресите на народите поверителни или когато искате да получите информация от група и искате да сте сигурни, че отговорите ви идват само при вас. Но Bcc’ing също може да се въздържи, голямо време. Кажи, че изпращате по имейл онази отчаяна жена от PTA и Скк, най-добрата ви приятелка, за да може да се вгледа в нея; ако най-добрият приятел хитове отговори на всички, PTA дамата ще получи отговора си, и ще бъдете захвърлени. Най-доброто правило на Ск: Никога не го използвайте за скрити причини!

3. Избягвайте случайни проклятия
Нейната глоба до% * @ * това или {съдържание} amp; @ #, че докато изпращате имейл на приятел или близък колега, нали? Грешен. “Може би си мислите, че отваряте в близко до вас лице, но ако получателят препрати този имейл, вие вече нямате никакъв контрол върху това, което сте казали”, обяснява Смит. И вие знаете как нещата могат да се препратят отново, и отново, и отново. “Имейл е постоянен документ, който винаги може да бъде извлечен и използван срещу вас”, предупреждава консултантът по етикетите Жаклин Уитмор. За хора, които не са запознати с чувството ви за хумор, проклятието може да ви накара да изглеждате невежи или изключително разочаровани, така че не забравяйте следващия път, когато искате да пуснете малко пара чрез имейл.

4. Не бъди мързелив за граматиката
Това е хлъзгав наклон: Първо, преставате да капитализирате първото писмо с изречения. След това спрете да формирате пълни изречения. Следващото нещо, което знаете, дори обратното, за да се определи очевидната правописна грешка, се чувства прекалено напрегната – без значение дали проверявате граматиката си. Когато дори имейлите на шефа ви нямат граматична коректност, лесно можете да отпуснете стандартите си. Въпреки това, поддържането на вашата граматична лента високо ви кара да се откроите – по добър начин. “В тази икономика трябва да бъдете възможно най-полиран и професионален”, казва Смит. “Особено в бизнеса компетентността ви се оценява от наблюдателни поведения. Лошата граматика, пунктуацията и правописа могат да сигнализират за некомпетентност.”

5. Винаги отговаряйте
След като оредете съдържанието на входящата си поща в труден работен ден, лесно можете да забравите да се върнете обратно и да отговорите на съобщенията. Отделете време да отговорите, докато отидете (дори и само да кажете, че имате имейл), и вие ще избегнете това постоянно, гадно чувство, че сте забравили нещо. Като цяло се стремим да отговаряме на имейли в рамките на 24 часа. Въпреки това “не е нужно да отговаряте на всеки имейл”, казва Уитмор. “Например, ако някой ви благодари в имейл, не е нужно да ги изпращате по имейл, за да ви благодаря за благодаря. Използвайте най-добрата си преценка.”

6. Внимавайте за прекалено много свръхкомпют
В имейл земя, написано с всички главни букви означава, че YELLING в SOMONE. Освен ако не е това, за което отивате, по-добре да отключите бутона за заключване на капачките. “За да подчертаете една дума, поставете * звездички * около нея”, предполага Уитмор.

7. Бъдете предпазливи от претоварването на прикачения файл
11-те снимки на вашето ново кученце, което сте изпратили на най-добрия си приятел, няма да изглеждат толкова сладки, когато карат електронната си поща да отнеме 11 минути, за да зареди или да срине компютъра си напълно. – Винаги поискайте разрешение, преди да изпратите големи прикачени файлове – съветва Уитмор. Когато се съмнявате, съхранявайте документи в PDF формат, което ще ви помогне да предотвратите проблеми с изтеглянето.

8. Никакво ненужно използване на целомъдрие
Ако обичате да използвате емотикони (усмивки, “изненаданото” лице) и акроними (LOL, BTW, TTYL), най-малко ги изхвърлете от професионалната си кореспонденция. Те могат да разсейват, объркват или по-лошо, да ви накарат да изглеждате по-скоро като висше училище, отколкото като надежден колега. Едно нещо, което трябва да включвате във всичките си имейли за бизнеса: подпис, който съдържа пълното ви име, заглавие, адрес на работа и телефонен номер.

Like this post? Please share to your friends:
Leave a Reply

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

55 − 46 =

map